Projekt 02 · Einsatzdokumentation

Wenn eine Dokumentation vor Behörden Bestand haben muss, ist ein Prüfprotokoll vergleichsweise entspannt.

Einsätze wurden auf Papierformularen dokumentiert und anschließend abgetippt. Die Formulare sind amtlich vorgegeben, Abweichungen davon sind nicht zulässig. Auswertungen über mehrere Vorgänge hinweg waren damit praktisch unmöglich, und jede Nachfrage bedeutete Blättern im Ordner.

Startseite des Einsatzberichts-Systems mit vier großen Schaltflächen: neuer Einsatzbericht, Berichte ansehen, Stärkemeldungen und Administration. — Abb. 01Der Einstieg führt zu den vier Dingen, die tatsächlich gebraucht werden – nicht zu einem Menübaum.

Was gebaut wurde

Problem: Amtliche Formulare auf Papier, danach abgetippt – und über Jahre nicht auswertbar.
Lösung: Geführte Erfassung mit Pflichtfeldern, daraus das PDF im vorgegebenen Layout.
Ergebnis: Ein Arbeitsgang statt zwei, auswertbare Daten, neue Organisation in Minuten eingerichtet.

Die Erfassung läuft heute über strukturierte Formulare für die verschiedenen Einsatzarten, inklusive Personal- und Fahrzeugzuordnung. Die Masken führen durch den Vorgang, statt ein leeres Formular hinzustellen.

Aus den erfassten Daten entsteht per Knopfdruck ein PDF im amtlich vorgegebenen Layout – genau so, wie die Behörde es erwartet. Die Daten bleiben dabei auswertbar in der Datenbank, statt im PDF zu verschwinden.

Das System ist von Anfang an mandantenfähig gebaut: Ein Einrichtungsassistent fragt Name, Logo, Farben und Kontaktdaten ab, sodass dieselbe Anwendung für eine weitere Organisation in Minuten statt in Tagen einsatzbereit ist. Genau dieser Mechanismus ist die Grundlage dafür, eine Fachanwendung mehrfach auszurollen, statt sie jedes Mal neu zu bauen.

Eckdaten

Anwendung: Einsatzdokumentation
Kurz gesagt: Strukturierte Erfassung mit amtlichem PDF – mandantenfähig ausrollbar
Rolle: Konzept, Entwicklung, Betrieb
Technik: Node.js · React · MariaDB als Datenbank · Serverseitige PDF-Erzeugung im vorgegebenen Formularlayout · Betrieb in Containern · Einrichtungsassistent für Erstkonfiguration und Mandantenanlage

Ergebnis

Erfassung und amtliches PDF in einem Arbeitsgang statt Formular plus Abtippen
Auswertbare Datenbasis über alle Vorgänge hinweg
Neue Organisation über einen Einrichtungsassistenten statt über Anpassungen im Code
Installierbar auf vorhandener Hardware im eigenen Haus – keine Cloud-Pflicht

Ansichten der Anwendung

Liste der Einsatzberichte, nach Jahr gruppiert, mit Filtern für Einsatzart, Nummer, Ort und Zeitraum sowie einer Zusammenfassung der Einsätze je Art. — Abb. 02Alle Vorgänge bleiben auswertbar: filterbar nach Art, Ort und Zeitraum, mit Jahresbilanz im Kopf. Genau das, was mit Papierformularen nicht geht.

Die Liste der Einsatzberichte auf dem Smartphone: Nummer, Einsatzart und Datum je Zeile, darunter die Seitenumschaltung und das eingeklappte Vorjahr. — Abb. 03Dieselbe Liste auf dem Smartphone – zum Nachschlagen muss niemand an den Rechner.

Übersicht aller Stärkemeldungen, nach Jahr gruppiert, mit Erstellungszeitpunkt, verknüpftem Einsatz sowie Zahl der Fahrzeuge und Einsatzkräfte. — Abb. 04Jede Stärkemeldung hängt an ihrem Einsatz. Die Jahressumme der Einsatzkräfte steht im Kopf, ohne dass jemand nachzählt.

Stärkemeldung zu einem Einsatzbericht: Kennzahlen für Fahrzeuge, Personen und maximale Kapazität, darunter die Fahrzeuge zur Auswahl mit ihrer jeweiligen Höchstbesatzung. — Abb. 05Stärkemeldung: Fahrzeuge werden ausgewählt, die Kapazität rechnet mit.

Fahrzeugbesetzungen der Stärkemeldung: Je Fahrzeug die Positionen Maschinist, Gruppenführer und Mannschaft mit zugeordneten Personen und der Belegung, etwa sechs von acht Plätzen. — Abb. 06Jede Position wird aus dem Personalstamm besetzt – Auswahllisten statt freier Textfelder, dieselbe Logik wie bei einem Prüfprotokoll.

Administrationsbereich, Reiter Personen: Tabelle mit Name, Position und Status sowie Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen. — Abb. 07Personalstamm mit Positionen und Status. Die Administration ist in Reiter gegliedert: Personen, Fahrzeuge, Archiv, Statistik, Lizenz, Einstellungen, Updates.

Administrationsbereich, Reiter Fahrzeuge: Tabelle mit Kennung, Bezeichnung, maximaler Besatzung, Zahl der definierten Positionen und Status. — Abb. 08Fahrzeugstamm mit Besatzung und Positionen – die Grundlage für die Zuordnung in der Stärkemeldung.

Administrationsbereich, Reiter Statistik: Kennzahlen zu Einsätzen gesamt, je Einsatzart und Gesamtstunden, darunter ein gestapeltes Säulendiagramm der Einsatzarten pro Jahr, ein Kreisdiagramm ihrer Verteilung und die Gesamtstunden pro Jahr. — Abb. 09Auswertung über alle Vorgänge und Jahre. Der eigentliche Gewinn gegenüber dem Aktenordner.

Administrationsbereich, Reiter Archiv: archivierte Einsatzberichte mit Nummer, Einsatzart, Datum, Ort und Archivierungszeitpunkt sowie den Aktionen Wiederherstellen und Endgültig löschen. — Abb. 10Archiviert ist nicht gelöscht: Ein Bericht lässt sich wiederherstellen, endgültig entfernt wird er nur ausdrücklich.

Administrationsbereich, Reiter Updates: Hinweis auf eine verfügbare neue Version mit Schaltfläche zum Herunterladen, darunter die Adresse des Update-Servers und ein Hinweis zum Ablauf der Installation. — Abb. 11Neue Versionen meldet die Anwendung selbst. Bei der Windows-Installation spielt das Update Programm und Datenbankänderungen ein; der Dienst ist dabei nur kurz unterbrochen.

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