Projekt 03 · Sitzungs- und Protokollsystem

Nicht ein Formular digitalisiert, sondern den ganzen Vorgang – von der Idee bis ins Archiv.

Themen für Besprechungen sammelten sich in Notizen, Mails und Zurufen. Wer das Protokoll schrieb, tippte es nach der Sitzung ab und verschickte es als Anhang – und die beschlossenen Aufgaben verloren sich zwischen zwei Terminen.

Übersichtsseite des Sitzungs- und Protokollsystems mit den Bereichen nächste Termine, offene Themen für die nächste Sitzung und eigene offene Aufgaben mit Fälligkeit. — Abb. 01Der Einstieg beantwortet drei Fragen auf einmal: Was steht an, was muss besprochen werden, was ist meine Aufgabe.

Was gebaut wurde

Problem: Themen in Mails und Zurufen, Protokolle abgetippt, Beschlüsse zwischen zwei Terminen verloren.
Lösung: Themen sammeln, Tagesordnung automatisch, Beschlüsse werden zu Aufgaben, Protokoll geht als PDF raus.
Ergebnis: Der ganze Vorgang in einem System – von der Idee bis ins durchsuchbare Archiv.

Themen werden laufend gesammelt und bekommen einen Status. Steht eine Sitzung an, schlägt das System die Tagesordnung aus den offenen Themen automatisch vor. Der Vorbereitungsaufwand sinkt auf das Durchsehen einer fertigen Liste.

Während der Sitzung werden Notizen und Beschlüsse direkt am Tagesordnungspunkt erfasst, ebenso die Anwesenheit. Aus einem Beschluss lässt sich unmittelbar eine Aufgabe erzeugen, die sitzungsübergreifend verfolgt wird und nicht mit dem Protokoll in der Ablage verschwindet.

Beim Abschluss entsteht das Protokoll als PDF und geht automatisch per Mail an alle Beteiligten. Alle abgeschlossenen Protokolle liegen durchsuchbar im Archiv. Zugriff und Rollen regelt eine eigene, bewusst schlanke Anmeldung ohne externen Anbieter.

Eckdaten

Anwendung: Sitzungs- und Protokollsystem
Kurz gesagt: Ein Ablauf von der Themensammlung bis zum versendeten Protokoll
Rolle: Konzept, Entwicklung, Betrieb
Technik: Next.js · PostgreSQL · Serverseitige PDF-Erzeugung für die Protokolle · Mailversand über ein vorhandenes Postfach · Eigene Sitzungsverwaltung · Betrieb in Containern hinter einem Reverse Proxy

Ergebnis

Tagesordnung entsteht automatisch aus den offenen Themen
Beschlüsse werden zu verfolgbaren Aufgaben statt zu Absätzen im Protokoll
Protokoll als PDF und Mailversand ohne manuellen Zwischenschritt
Durchsuchbares Archiv statt Ordnerstruktur auf einem Laufwerk

Ansichten der Anwendung

Themensammlung mit Eingabemaske für Titel, Beschreibung, Kategorie und Priorität, darunter die aktuellen Themen mit Status, Priorität, Kategorie und Urheber. — Abb. 02Themen werden laufend gesammelt, mit Kategorie und Priorität. Was in die nächste Sitzung gehört, steht schon fest, bevor jemand die Einladung schreibt.

Die Übersichtsseite auf dem Smartphone mit nächsten Terminen und offenen Themen, unten eine Navigationsleiste mit den sechs Bereichen. — Abb. 03Auf dem Smartphone mit Navigation am unteren Rand – für den kurzen Blick auf Termine und Themen unterwegs.

Terminübersicht mit Eingabemaske für neue Termine, darunter die kommenden Termine mit Datum, Uhrzeit, Ort und einer Kennzeichnung als Übung, Frist, Ausbildung oder Sitzung. — Abb. 04Sitzungen, Übungen, Ausbildungen und Fristen in einer Liste – die Frist steht neben dem Termin, nicht in einem zweiten Kalender.

Sitzungsübersicht mit Eingabemaske für eine neue Sitzung und dem Hinweis, dass offene und vertagte Themen automatisch zur Tagesordnung werden, darunter vier Sitzungen mit den Zuständen geplant, abgeschlossen und versendet. — Abb. 05Wer eine Sitzung anlegt, bekommt die Tagesordnung mitgeliefert. Der Zustand zeigt, ob das Protokoll schon verschickt ist.

Eine einzelne Sitzung: oben die Anwesenheit je Teilnehmer, darunter die Tagesordnungspunkte mit Beschreibung, Notizfeld, Beschlussfeld und Haken für erledigt. — Abb. 06In der Sitzung: Anwesenheit erfassen, Notiz und Beschluss direkt am Tagesordnungspunkt. Das Protokoll entsteht dabei, nicht danach.

Aufgabenliste mit Titel, verantwortlicher Person, Fälligkeit, Verweis auf die beschließende Sitzung und Status, eine davon als überfällig markiert. — Abb. 07Jede Aufgabe verweist auf die Sitzung, in der sie beschlossen wurde. Was überfällig ist, fällt auf, statt in der nächsten Sitzung zufällig zur Sprache zu kommen.

Archiv der abgeschlossenen Sitzungsprotokolle mit Suchfeld, Datum, Versanddatum, Status und Schaltfläche zum Herunterladen. — Abb. 08Abgeschlossene Protokolle liegen durchsuchbar im Archiv und sind als PDF abrufbar, versendete mit Versanddatum.

Nutzerverwaltung mit Eingabemaske für einen neuen Zugang aus Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Rolle, darunter die vorhandenen Zugänge mit ihrer Rolle. — Abb. 09Zugänge und Rollen verwaltet die Leitung selbst – ohne externen Anmeldedienst.

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